LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE

L'objectif essentiel de la comptabilité est de décrire en terme de valeurs, l'activité de l'entreprise et la situation qui en résulte.

Ces activités répondent à des obligations légales.

Pour ce faire elle s'appuie sur plusieurs documents comptables. Pour aboutir à cet état des lieux, la fonction procède à l'enregistrement des opérations résultant de mouvements de biens, de services, d'instruments de règlements (flux réels et flux monétaires). Elle fournit ainsi des informations nécessaires à la connaissance de la situation financière de la société à travers des tableaux synthétiques. A ne pas confondre avec sa petite soeur, la comptabilité analytique. Cette dernière, orientée gestion, a pour vocation de déterminer le prix de revient de produits et de services. Les informations issues du système comptable alimentent les analyses et diagnostics financiers.

Ce métier très technique requiert de solides compétences en la matière.

Nous vous proposons dans ce dossier et dans l'ensemble des thèmes associés, une sélection de publications sur le sujet.

La facturation est un acte juridique bien encadré. En effet, le droit impose des formalités strictes à prendre en compte absolument : mentions obligatoires, conditions d'émission, délais de conservation...

Vous devez savoir qu'il est obligatoire d'émettre une facture pour des relations commerciales entre professionnels. Pour le cas de ventes auprès de particulier, les règles ne sont pas les mêmes. Dans certains cas, vous n'êtes pas obligé de facturer.

Les amortissements ont pour finalité de constater une dépréciation (usure, obsolescence...) des immobilisations dans le temps. Calculs dégressifs, linéaires, durée... Voici l'essentiel à connaître.

Définition

Les amortissements reviennent à observer un appauvrissement de l'entreprise. En effet, un bien achetée 100, vaudra 80 l'année d'après s'il est amorti en linéaire sur 5 ans. Entre temps la dévalorisation est  constatée à travers une dotation à l'amortissement enregistrée dans le compte de résultat.  Cette dernière présente la particularité d'être une charge calculée par opposition aux autres charges, étant constatée. 

De plus, d'un point de vue économique, ce mécanisme permet de répartir le coût de l'investissement sur plusieurs exercices. 

Leur calcul obéit à des règles fiscales précises. Il est indispensable de les connaître pour ne pas risquer une opération illégale.

Le calcul du montant amorti se fait  selon 2 méthodes :  linéaire et dégressive . La première retient  une annuité constante  pour chaque exercice , la seconde  majore la dépréciation  pour les premières années d'utilisation.

Qu'est-ce que l'amortissement linéaire (ou constant) ?

Il s'agit du principe général . Chaque année la valeur nette comptable de l'investissement en début d'exercice (VNC) est amorti d'une annuité calculée de la façon suivante :  Valeur d'origine / durée en années. Cette annuité est fixe pour l'ensemble des années pleines.

Qu'en est-il de l'amortissement dégressif ?

Ce dispositif est réglementé et donc valable que pour certains types d'investissements. 

Il permet d' amortir plus rapidement un bien en début de période  et donc de reconstituer plus rapidement ses ressources. Il augmente les charges des premiers exercices et donc mécaniquement fait baisser le bénéfice et les impôts payés.

Le taux progressif est calculé à partir d'un coefficient fourni par l'administration fiscale  et appliqué à l'amortissement linéaire. Ces informations sont accessibles sur le site des impôts :  http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/4699-PGP.html

La durée d'amortissement

Les années à prendre en compte pour amortir l’investissement sont fonction de sa durée de vie ou bien de sa durée d'usage.

L'administration fiscale indique des durées d'amortissement selon le type de bien et de diverses règles.

Comment construire un bilan ? Qu'est-ce que le passif ? Que trouve-t-on dans l'actif ?

Cet état est une mine d'or, riche d'enseignement pour celui qui sera comment interpréter les chiffres. À partir de là, il pourra dénicher des informations pertinentes sur l'activité de l'entreprise : son cycle d'exploitation, son financement, sa pérennité. Les objectifs : améliorer la gestion financière d'une organisation, analyser la santé d'un concurrent, évaluer une société en vue de sa reprise...

Votre expert comptable évoquera peut-être avec vous également la notion de "bas de bilan" ? Cette page  vous permettra de comprendre quels sont les postes qui le constituent et les enjeux associés + une sélection de documents pour approfondir le sujet.

Autrefois nommé "compte d'exploitation générale", le compte de résultat enregistre les opérations du cycle d'exploitation : achat de matières et de marchandises, transformation des matières par la main d'oeuvre et par les moyens de production, stockage des produits finis et vente des produits finis.

Il comptabilise les recettes et les dépenses associées. Il a pour finalité d'informer l'administration fiscale des gains ou des pertes réalisés au cours de l'exercice. Il a également pour vocation de présenter la synthèse des comptes aux actionnaires. 

Les charges comptabilisées peuvent être de nature fixe ou variable, rattachée directement à exploitation comme l'achat de marchandises ou bien considérée comme des charges externes, les loyers immobiliers par exemple. A des fins d'analyse, le compte de résultat peut être retraité dans une forme que l'on appelle les soldes intermédiaires de gestion. 

Source de financement à court terme, les effets de commerce peuvent être escomptés auprès d'une banque pour soulager sa trésorerie. Ce sont des créances que l'entreprise possède sur ses clients.

Les deux types principaux sont la lettre de change (aussi appelée traite) et le billet à ordre. 

La lettre de change

Il s'agit d'un écrit par lequel le créancier, appelé le "tireur", donne l'ordre à son débiteur, le "tiré", de payer une certaine somme à une échéance donnée. Le bénéficiaire de ce paiement étant le créancier lui-même ou bien une tierce personne.

Que faire de cette lettre de change ? Le tireur possède plusieurs alternatives dont : attendre l'échéance et la remettre à la banque pour encaissement, la conserver et la faire encaisser quelques jours avant son échéance pour faire face à un besoin de trésorerie, ou bien l'utiliser pour payer un créancier par endossement.

Le billet à ordre

Il diffère de la lettre de change dans le sens où il est émis par le débiteur (le tiré) et non par le créancier. De plus, une tierce personne ne peut être désignée, seul le créancier peut être bénéficiaire.

Parmi les frais professionnels, le remboursement des déplacements est le poste qui concerne le plus grand nombre de salariés.

En premier lieu bien sûr les commerciaux, mais également les techniciens du SAV en visites lors de problèmes techniques, le dirigeant pour rencontrer de clients ou d'autres parties prenantes, etc.

Il s'agit le plus souvent du remboursement kilométrique des distances parcourues lorsque le collaborateur ne possède pas de voiture de fonction.

Un deuxième poste concerne les frais de repas. Il faut savoir que le montant pris en compte est réglementé par l'administration fiscale. Chaque année, cette dernière établit des barèmes à suivre fixant le plafond exonéré de charges sociales et déductible des impôts. Le contrôleur de gestion est très au fait de cette réglementation pour établir les budgets en conséquence.

Lorsque ces dépenses concernent une prestation pour un client se pose la question de la refacturation. 2 options sont possibles : une note de débours ou bien une facture classique.

Les actifs immobilisés donnent lieu à une interprétation et des traitements comptables particuliers.

L'essentiel à connaître

Définition 

Selon le Lefebvre comptable : "Les immobilisations sont les éléments destinés à servir de manière durable à l'activité de l'entreprise". 

Composition de l'actif immobilisé 

Les immobilisations incorporelles : comportent les biens immatériels dont la valeur repose sur un droit juridique. Exemples : droit au bail, brevets, marques, logiciels, les frais de recherche et développement...

Les immobilisations incorporelles : comprennent les biens physiques tels que bâtiments, terrains, machines de production et équipement, véhicules achetés... Les investissements matériels ont différentes finalités : constitution des moyens de production à la création de la structure, remplacement de matériels obsolète, augmentation de la capacité...

Les immobilisations financières : Elles sont constituées par les investissements financiers à long terme dans d'autres entreprises. Majoritairement des prises de participation. Les holdings intègrent leurs filiales via ce mécanisme.

Les amortissements

L'usage de ces biens donne lieu à des amortissements. Ils ont pour objectif de constater la dépréciation des immobilisations au fil du temps. D'un point de vue financier, ils n'entraînent aucun décaissement.

Le financement

Pour renouveler ces investissements, la société fait appel à des ressources stables. Il est important que la durée de disponibilité du financement soit supérieure à la durée de vie de l'investissement. Les sources principales sont : apport en capital, autofinancement et emprunt à long terme.

Le droit comptable impose plusieurs obligations. En voici quelques unes.

Les pièces justificatives

Toute écriture comptable doit correspondre à une pièce. Ces dernières constituent une preuve du mouvement. Ces dernières doivent être numérotées.

Exemple : une vente avec une facture, un paiement RSI avec l'appel de cotisation, etc. Elles doivent être conservées 10 ans.

Les livres obligatoires

Le livre journal

Il a pour vocation d'enregistrer les écritures au jour le jour. 

Il peut être divisé en journaux auxiliaires (achats, ventes, caisse...), tous les mois, les écritures sont centralisées sur le journal général.

Le grand livre 

Il contient les comptes de l'entreprise et enregistre tous les mouvements pour chacun d'entre eux.

Ces écritures proviennent du livre journal.

Lui aussi est généralement divisé pour faciliter la gestion : client, fournisseur... Les comptes sont organisés conformément aux dispositions du plan comptable.

Le livre d'inventaire

Il centralise les éléments d'actif et de passif issus de la clôture annuelle des comptes : compte de résultat, bilan... Il est mis à jour une fois par an.

Grand moment dans le cycle de vie d'une entreprise, la clôture de l'exercice est une grande messe qui aboutit sur une photographie du résultat économique de la période passée.

De nombreuses opérations sont menées pour arriver à cette synthèse : inventaire des stocks physiques, comptabilisation des investissements, des provisions diverses, etc.

Alors que traditionnellement une nouvelle entreprise choisira de clôturer son exercice au 31 décembre, il est à noter que le choix de la date de clôture peut relever d'une stratégie délibérée.

Il s'agit d'un moment fort pour le service comptabilité qui aboutit sur l'édition de la fameuse liasse fiscale comprenant, entre autres, le bilan et le compte de résultat.

Une fois produits, ces éléments financiers seront, suivant le type de structure, déposés au greffe du tribunal de commerce. Ils seront également communiqués aux actionnaires qui devront les approuver lors d'une assemblée générale.

Les parties prenantes internes et externes pourront mener des analyses financières pour obtenir certaines informations quant à la compétitivité de l'entreprise et sa pérennité.

Que ce soit lors de la création d'entreprise pour établir ses comptes, ou bien lorsque l'affaire plus grande, requiert de revoir la fonction en place, le chef d'entreprise s'interroge alors : quelle organisation comptable adopter ?

Internaliser ou externaliser la comptabilité ?

Dans le cas de l'entrepreneur qui démarre de 0, la solution la moins coûteuse est d'assurer lui-même cette tâche. Mais attention, malgré les aides et supports glanés sur internet ou autres, la comptabilité est un métier. Et pour un créateur, le temps passé à chercher une information telle que les modalités d'archivage des pièces comptables, la durée d'amortissement d'un investissement, etc. lui coûtera beaucoup plus que de payer un expert-comptable. En effet, ce temps n'est pas consacré au développement des affaires de son coeur de métier.

Pour une société établie, la question se pose dans des termes proches c'est-à-dire faire en interne ou externaliser, mais les enjeux sont différents. La question pour le dirigeant est de peser la valeur ajoutée d'un comptable en plus dans son service, par rapport à une sous-traitance de prestations financières.

D'un côté, il garde le contrôle de données confidentielles au prix d'un surcroît de charges de personnel, de l'autre, le coût est plus facilement maîtrisable, les compétences plus pointues, mais il doit partager des informations sensibles. Des avantages et inconvénients à peser.

L'organisation des tâches au quotidien.

Quelque soit la formule retenue, de nombreuses tâches vous attend. Même en externalisant, généralement vous réceptionnez certaines pièces comptables comme les factures par exemple. Il est nécessaire de les contrôler et d'adopter un classement fonctionnel et rigoureux. 

La tenue de la comptabilité nécessite un enregistrement de ces pièces. Elle doivent donc être transmises à la personne en charge de cette activité. 

La comptabilité générale repose sur une classification des emplois et des ressources. Les charges (consommations enregistrées au compte d'exploration) et les actifs (enregistrés au l'actif du bilan) forment les emplois. Les produits (création de richesse enregistrée au compte d'exploitation) et le passif (enregistré au passif du bilan) correspondent aux ressources.

Le plan comptable général codifie ces données dans une liste de comptes regroupés dans des classes. Pour rappel, les normes édictées (définitions, principes...) s'imposent à toutes les entreprises qu'elles soient industrielle ou commerciales à conditions qu'elles soient soumises à l'obligation légale d'établir des comptes annuels. 

Ce qui n'est pas le cas des entreprises individuelles.

Le plan de comptes se déclines en 3 versions : système de base, abrégé, développé. Il comprend 7 classes.

Voici les différents comptes :

1 - Capitaux

2 - Immobilisations

3 - Stocks et en-cours

4 - Tiers (clients, fournisseurs, organismes sociaux...)

5 - Financiers

6 - Charges

7 - Produits

Les classes 1 à 5 forment le bilan. Les 6 et 7, le compte de résultat.

Cette classification sert de référence et constitue un langage commun à tous les professionnels du chiffre.

Il s'agit d'une charge non dépensée. La comptabilité constate une perte probable (appelée aussi dépréciation).

Exemple : prévision d'importantes réparations à venir, d'un litige, d'une perte de valeur d'un fond de commerce à cause de l'installation d'un concurrent à proximité...

Même si les mécanismes sont semblables, il en existe 3 types : les provisions pour dépréciation (pour anticiper une baisse de valeur à venir du patrimoine), pour risques et charges (en prévision d'une charge qui risquer fort de peser sur les comptes de l'entreprise ) et enfin les provisions règlementées (possédant une finalité fiscale).

De point de vue comptable, ces dépréciations sont enregistrées au bilan. Plus précisément dans le haut du passif, entre les capitaux propres et les dettes.

Dans le cadre d'une analyse financière, on les assimile à des dettes d'exploitation lorsque leur échéance d'utilisation est inférieure un an. Pour une échéance plus longue, elles sont classées parmi les dettes financières à terme. 

Ces postes font l'objet de nombreux contentieux entre les services fiscaux et les sociétés. En effet, vu le caractère arbitraire de ce type de comptabilisation, il s'agit d'un outil pratique pour un toilettage de bilan. Jouer sur les provisions, c'est jouer sur les résultats...  

La comptabilité générale s'attache à déterminer périodiquement la valeur du stock. C'est le cas lors des opérations d'inventaire où la valeur comptable du dénombrement physique est enregistrée dans les livres.

Les valeurs initiales et finales sont saisies dans les comptes en actif de classe 3 du bilan tandis que les variations pour les matières premières, les marchandises et les autres approvisionnements (correspondant à la consommation au cours de l'exercice) sont consignées dans les charges (classe 6) du compte de résultat.

Les variations des produits finis, intermédiaires et en-cours sont quant à eux enregistrés dans les produits (classe 7) toujours du compte de résultat.

Cette mécanique permet de distinguer ce qui relève du patrimoine, soit la valeur stockée à l'instant t et ce qui est consommé pour conduire l'activité de la société.

Encore une fois toute la difficulté de l'exercice est de valoriser les éléments stockés. Le traitement comptable étant une simple mécanique facile à appliquer une fois le principe compris.