Comment la communication interne peut-elle favoriser l'intégration du personnel lorsqu'il y a fusion d'entreprises ?

Définition

Par fusion, nous entendons regroupement de personnes provenant de deux entreprises ou équipes différentes, avec des règles de fonctionnement ou des cultures ou des positionnements probablement différents. La fusion conduit au regroupement de l'ensemble de ses ressources sous une entité unique qui vise à bénéficier des compétences des deux unités de départ. 

Pourquoi et comment la communication interne peut-elle jouer un rôle capital dans le succès d'une fusion ? Quand doit-on communiquer ? 

Quelles que soient les raisons d'une fusion, les dirigeants qui l'ont décidée et qui prennent la direction du nouvel ensemble sont convaincus de l'intérêt de la fusion. Or, dans la plupart des cas, la fusion est vécue par les salariés et une partie importante du management intermédiaire comme une difficulté. Par ailleurs, les statistiques sont formelles : les résultats d'une fusion à court ou moyen termes sont rarement à la hauteur des espérances. Enfin, il existe un nombre d'échecs de fusion significatif qui devrait faire réfléchir les décideurs… sur les moyens à mettre en œuvre pour réussir.

Pourquoi ?  Voici quelques points de vue à prendre en compte pour garantir la réussite d’une fusion par l'utilisation dès le départ d'une communication interne appropriée.

Deux principes

La réussite ou l'échec d'une fusion est pour nous de la responsabilité totale de l'équipe dirigeante. À moins que la fusion soit une erreur stratégique sur son marché, le seul facteur clé de réussite ou d'échec est humain.

Quelques remarques de bon sens

Quand la direction de l’entreprise souhaite avoir des salariés responsables, capable de prendre des initiatives heureuses, cela sous-entend que les salariés ont une vision claire de leur périmètre de responsabilité, qu’ils mesurent l'impact de leurs activités sur le reste de l'entreprise et qu’ils comprennent le contexte dans lequel ils évoluent.

La vie en entreprise ne se réduit pas au seul lien contractuel d'un travail fourni en échange d'un salaire par le biais d'un contrat de travail. Des liens affectifs et sociaux sont créés.

Les salariés sont souvent plus attachés à l'entreprise qu’ils ne le croient eux-mêmes pour beaucoup d'autres raisons que la rémunération. Notre expérience dans le cadre d'opérations de restructuration est significative sur ce point.

Les dirigeants et les équipes dirigeantes mettent souvent plusieurs mois avant de décider de fusionner : c’est une période de réflexion, d'appropriation, de maturation. On peut alors se demander pourquoi les managers intermédiaires et les salariés intégreraient ce nouveau contexte en quelques heures ou quelques jours :

• les raisons de la fusion,
• les bénéfices pour les clients, pour les actionnaires, la qualité des produits ou services,
• la nouvelle organisation ou le fonctionnement de l'entreprise,
• les conséquences dans leur travail quotidien,
• leurs capacités à assumer les changements dans leur quotidien,
• leur situation personnelle dans l'entreprise, les changements de relations avec leurs collègues, managers, et parfois anciens concurrents,
• Les risques de perte d'emplois, les pertes ou gains de responsabilité, d'image de soi ou de reconnaissance,
• Leurs bénéfices.

Enfin, les dirigeants oublient rarement de prendre le temps nécessaire et les moyens pour expliquer à leurs actionnaires, à leurs partenaires et à leurs clients les bénéfices de la fusion. Pourquoi le font-ils ? Principalement parce qu'ils sont bien conscients que ce changement peut provoquer chez eux des réactions qui ne leur seront pas favorables. C'est un moyen au minimum d’éviter des conséquences négatives, et au mieux d’obtenir des attitudes positives. 

La direction a-elle pensé à définir ce qu’elle attend des salariés dans le cadre de la fusion et de ses conséquences ? Et les comportements qu’elle souhaite éviter ?

La communication interne est donc un des premiers vecteurs qui favorise le succès de la fusion et sa pérennité. Ces actions de communication doivent démarrer le plus tôt possible. La communication interne doit être gérée comme un sous projet (des objectifs, une durée, des moyens, et un pilotage) 

Comment la préparer ?

• Définir des objectifs généraux pour l'ensemble de l’entreprise.
• Segmenter vos populations cibles, vous n'attendez probablement pas la même chose des managers, que des salariés des fonctions supports ou encore des commerciaux, et ceci dans les deux entités de départ.
• Définir pour chacune de ces populations des objectifs concrets et aussi ce que vous ne voudriez pas qu'il se passe (les risques).
• Construire une présentation générale des raisons de la fusion, des bénéfices que l'entreprise doit en tirer, des bénéfices principaux pour les salariés.
• Préparer un planning de communication interne cohérent avec celui de la communication externe :
• • ATTENTION : dans le cadre d'une fusion qui conduit à des licenciements individuels ou à un PSE (Plan de Sauvegarde de l'Emploi, le droit du travail défini des règles sur le contenu communicable et le planning très strict.
  • la communication interne même légère doit absolument précéder la communication externe.
  • l'ordre de préséance managérial doit être respecté (chronologiquement du haut vers le bas).

L'état d'esprit idéal

Considérer les salariés et les managers comme des personnes responsables capables de tout entendre.

Oser la transparence. Sans toutefois oublier les aspects légaux, les aspects confidentiels, etc.

Accepter que les personnes soient « humaines » et qu'elles aient besoin de temps pour s'approprier la nouvelle situation :

• elles peuvent avoir des craintes sur leur avenir,
• sur leur charge de travail à court terme,
• sur la désorganisation à court terme que cela peut créer,
• sur des difficultés à se projeter,

Etre clair sur ses responsabilités et sur celles que qui seront portées pas les équipes (anciennes et nouvelles).

• L’ équipe de direction est responsable de la décision globale et de ses conséquences globales
• Les dirigeants connaissent les réponses à l'intérieur de leur périmètre de responsabilité
• Ils savent que tous les points ne sont pas réglés, que toutes les conséquences opérationnelles sont encore à identifier.
• Qu'une grande partie des solutions se trouvera sur le terrain, et que l’on compte sur L’ensemble des colaborateurs.
• Qu'une fusion représente une charge de travail supplémentaire

La communication interne n'est pas un acte unidirectionnel du dirigeant vers les salariés, mais plutôt un principe d'échange d'informations qui permet à chaque niveau de l’entreprise de recevoir l'information qui le concerne (tout ce qui a un impact sur son périmètre), de pouvoir se l'approprier, de pouvoir s’exprimer et exprimer ce qui lui manque, de sentir qu'il est également acteur du flux de l’information, et qu’il est pris en compte. 

Quels sont les moyens de communication à privilégier ?

C'est une affaire d'êtres humains et de management, il faut donc privilégier les communications orales en réunion de groupe pour toutes les premières annonces importantes. Et en individuel lorsque les conséquences sont très fortes pour les personnes concernées. La communication écrite doit servir de rappel, de synthèse. Elle peut permettre de donner des informations plus détaillées sur des sujets précis. Elle peut être utilisée dans les communications de suivi. 

Les principaux bénéfices de la communication orale :

1. elle permet aux personnes de poser des questions immédiatement et d'éviter les malentendus
2. cela vous permet de mesurer l'effet de votre communication, la compréhension des messages et d'ajuster le discours
3. de rassurer humainement
4. de maîtriser la communication

Pour réussir une communication orale dans un contexte difficile :

• Avoir du courage, parce que cela peut être difficile et que l'on peut toucher aux émotions
• Dimensionner les réunions (durée, nombre de personnes, nombre de sujets) afin que vous puissiez garder la maîtrise de la réunion et de vos objectifs. Il faut garantir la réussite de la réunion.
• Favoriser par le silence l’expression des sentiments et des questions qui permettent de mesurer la réelle appropriation de vos messages par l'auditoire.
• Il faut se préparer, tester son discours.

Le rôle du management de proximité

Le manager de proximité est aussi un salarié comme les autres, il doit donc être informé, pris en compte et écouté.

C'est aussi un représentant de l'entreprise pour ses collaborateurs. Il doit donc pouvoir porter le message de l'entreprise et s’en sentir investi.

Il doit être traité avec beaucoup d'attention. Le management de proximité doit être préparé spécifiquement à ce rôle, avant le lancement ou pendant le lancement, à travers des réunions de travail et d'information plus poussées entre managers de proximité.

Le management de proximité peut alors prendre le relais de la communication de proximité :

Suivi et clôtures

Communiquer sur la fusion au départ sous-entend qu'il y aura des difficultés à surmonter, des solutions à trouver.

Il est fondamental de communiquer sur l'avancée de la fusion par la communication interne écrite ou orale. Il faut montrer à travers des exemples concrets que les problèmes se règlent, que des bénéfices visés commencent à apparaître, que des risques importants sont écartés.

A un certain moment, il faut clôturer et communiquer sur les succès du projet de fusion, montrer le chemin parcouru, reconnaître la part de chacun des collaborateurs dans le succès , et au moins remercier et fêter cette étape franchie.

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