Le scanner est l’outil indispensable de tout projet de dématérialisation. Une large gamme de scanners propose une solution de Ged afin de faciliter la gestion des contenus documentaires numérisés. Afin de choisir le bon, consultez notre tableau comparatif !
Le scanner permet d’obtenir la copie numérique d’un document. Cette copie est ensuite enregistrée sur une plateforme de stockage (USB, disque dur ou cloud). Un scanner disposant d’une solution de Ged prend ici toute son importance : classer des centaines de documents différents manuellement fait perdre un temps considérable. Une Ged intégrée au scanner permet de classer directement les documents à l’issue du processus de numérisation. Un gain de productivité conséquent.
Un marché en plein boom
Le marché des scanners est en plein boom. Les entreprises, quelle que soit leur taille, ont toutes besoin de numériser. "90% des activités commerciales se terminent par du papier”, explique Pierre-Antoine Monfort, directeur de produits chez Epson, “on trouve le besoin de dématérialiser pour archiver, mettre l’information en sécurité et la partager avec sa société”.
La numérisation permet des économies de temps, d’argent et d’espace. Le papier n’a plus à être stocké et les documents numérisés sont accessibles très facilement sur un réseau prédéfini. Les scanners équipés de solutions Ged permettent leur organisation simple et efficace sous format dématérialisé.
Fujitsu, HP, Epson, Canon, etc. proposent une large gamme de scanners ou imprimantes multifonction équipées d’un numérisateur avec une Ged native ou partenaire. Le choix d’un scanner dépend de vos besoins. Pour la dématérialisation régulière de gros volumes, “le scanner à Ged dédiée est l’outil de référence”, selon Pierre-Antoine Monfort, “les imprimantes multifonction sont généralement préférées pour les petits volumes”.
Choisir son scanner, c’est choisir sa Ged
“Choisir son scanner représente 20% d’un projet de dématérialisation”, avance le directeur de produits d’Epson, “le plus important est
la Ged qui va avec”. Selon la solution intégrée, les scanners peuvent permettre la numérisation par lots, le classement et l’indexation automatique, la reconnaissance de formulaires, la lecture de codes-barres, l’archivage, la reconnaissance optique de caractères et plein d’autres fonctionnalités.
Suivant les documents que vous avez à numériser, certains scanners vous seront plus ou moins utiles comme ceux qui proposent la lecture de codes-barres ou la numérisation de cartes de visites.
Certains prestataires sont désormais équipés d’une option de stockage cloud. Les documents numérisés sont partagés dans des comptes de stockage dans le cloud ou dans des adresses électroniques prédéfinies. Ils sont donc accessibles de n'importe quel poste pourvu qu'il y ait une connexion internet.
Professionnels, demandez une solution de métier
Pour le chef de produit HP sur les scanners Ludovic Labossais, le véritable must-have reste “les scanners intégrés avec une solution de métier”. Même constat chez Epson, “un scanner Ged doit être un scanner dédié à une profession”. De nombreux existent pour les avocats, les médecins, les restaurateurs, etc.
Capables de numériser n’importe quel document, ces scanners sont très polyvalents. “Ils numérisent les factures, les dossiers de patients, les radiologies…”, explique Pierre-Antoine Monfort. Les applications métier sont très demandées et certaines boîtes proposent même de créer des Ged dédiées en fonction des besoins. Il est donc possible de choisir un scanner équipé d'une Ged à la carte".
Le scanner du futur ?
Pierre-Antoine Monfort pense que le scanner du futur est "le scanner qui s'imbriquera le mieux dans les solutions de Ged". Les producteurs de scanners doivent selon lui travailler de plus en plus avec les créateurs de Ged. Son rêve est d'appuyer sur un seul bouton et que tout se fasse automatiquement de la numérisation à l'archivage en passant par le classement. Un voeu qui devient de plus en plus réel grâce aux profils de numérisation. Ceux-ci évitent en plus le temps de formation nécessaire pour utiliser les machines.
Vous l'aurez compris, pour bien choisir votre scanner, il faut savoir quels types de documents vous voulez numériser, où vous voulez les stocker et comment vous voulez les organiser. C'est un logiciel que vous devez choisir en premier lieu, le scanner étant seulement la partie "hardware" d'un projet de dématérialisation.